Työntekijän todellinen kustannus työnantajalle on karkeasti 1,3–1,5-kertainen työntekijälle maksettavaan bruttopalkkaan nähden. Pelkkä palkka on vain jäävuoren huippu, jonka alla piilee joukko lakisääteisiä maksuja, joita kutsutaan palkan sivukuluiksi. Nämä kulut on ymmärrettävä tarkasti ennen ensimmäistäkään rekrytointia, jotta yrityksen budjetointi on kestävällä pohjalla.
Vaikka netistä löytyy erilaisia palkan sivukulujen laskureita, ne antavat harvoin koko kuvaa. Kustannuskerroin ei ole vakio, vaan siihen vaikuttavat toimiala, työntekijän ikä, yrityksen koko ja sovellettava työehtosopimus. Tämä opas purkaa kustannusrakenteen konkreettisiksi osiksi ja näyttää esimerkkilaskelman avulla, mistä työntekijän kokonaiskustannus muodostuu.
Pakolliset palkan sivukulut: Laskelman perusta
Jokaisesta maksetusta palkkaeurosta työnantaja tilittää osan eteenpäin eri vakuutusyhtiöille ja verottajalle. Nämä maksut turvaavat työntekijän sosiaaliturvaa, kuten eläkettä, työttömyysturvaa ja sairausajan toimeentuloa.
1. Työeläkevakuutus (TyEL)
TyEL-maksu on suurin yksittäinen sivukulu. Sillä rahoitetaan työntekijöiden tulevia eläkkeitä. Maksuprosentti on yrityskohtainen, mutta keskimäärin se on noin 24,85 % bruttopalkasta. Osa tästä peritään työntekijän palkasta (työntekijän osuus), ja loput maksaa työnantaja (työnantajan osuus). Työnantajan maksettavaksi jäävä osuus on keskimäärin noin 17,7 %.
2. Työttömyysvakuutusmaksu
Tämä maksu kerryttää varoja työttömyyskassoille, jotka maksavat ansiosidonnaista päivärahaa työttömyyden sattuessa. Maksu jaetaan työnantajan ja työntekijän kesken. Työnantajan maksuosuus on porrastettu yrityksen palkkasumman mukaan. Vuonna 2026 pienemmissä yrityksissä (palkkasumma alle n. 2,3 milj. €) maksu on tyypillisesti matalampi.
3. Sairausvakuutusmaksu (Sava-maksu)
Työnantajan sairausvakuutusmaksu on työnantajan kokonaan maksama vero, jolla rahoitetaan Kansaneläkelaitoksen sairausvakuutusetuuksia, kuten sairauspäivärahoja ja vanhempainpäivärahoja. Sen suuruus on prosenttiosuus bruttopalkasta.
4. Tapaturmavakuutus ja ryhmähenkivakuutus
Lakisääteinen tapaturmavakuutus korvaa työssä tai työmatkalla sattuneita tapaturmia ja ammattitauteja. Tämän maksun suuruus vaihtelee merkittävästi toimialan mukaan. Toimistotyössä riskit ovat pienet ja maksu voi olla matala, esimerkiksi noin 0,2 %, mutta tarkka luku vaihtelee vakuutusyhtiön ja riskiluokituksen mukaan, kun taas rakennusalalla tai teollisuudessa se voi nousta useisiin prosentteihin. Ryhmähenkivakuutus on usein sidottu työehtosopimukseen ja se tarjoaa turvaa työntekijän kuoleman varalta. Se on yleensä pieni, noin 0,06 % suuruinen kulu.
Esimerkkilaskelma: 3000 € kuukausipalkka vuonna 2026
Tehdään konkreettinen laskelma, joka havainnollistaa, miten sivukulut muodostuvat. Huomaa, että prosentit ovat suuntaa-antavia ja perustuvat viimeisimpiin vahvistettuihin tietoihin. Ne voivat muuttua vuosittain.
Laskelman lähtötiedot:
- Bruttopalkka: 3 000 € / kk
- Työntekijä: 40-vuotias
- Yrityksen palkkasumma: Alle 2,3 miljoonaa euroa vuodessa
- Toimiala: Matalan riskin asiantuntijatyö (tapaturmavakuutus n. 0,5 %)
| Kustannuserä | Prosentti | Laskelma | Kustannus (€/kk) |
|---|---|---|---|
| Bruttopalkka | – | – | 3 000,00 € |
| Työeläkevakuutus (TyEL) | 17,70 % | 0,1770 x 3000 € | 531,00 € |
| Työttömyysvakuutusmaksu | 0,31 % | 0,0031 x 3000 € | 9,30 € |
| Sairausvakuutusmaksu (Sava) | 1,91 % | 0,0191 x 3000 € | 57,30 € |
| Tapaturmavakuutus (arvio) | 0,50 % | 0,0050 x 3000 € | 15,00 € |
| Ryhmähenkivakuutus | 0,06 % | 0,0006 x 3000 € | 1,80 € |
| Sivukulut yhteensä | ~20,5 % | – | 614,40 € |
| Työntekijän kokonaiskustannus | – | 3000 € + 614,40 € | 3 614,40 € |
Laskelmasta nähdään, että 3000 euron bruttopalkalla työntekijän minimikustannus työnantajalle on noin 3614 euroa kuukaudessa. Tässä vaiheessa palkkakerroin on noin 1,20 (3614,40 / 3000).
Tämä on kuitenkin vasta pakollisten, suorien sivukulujen osuus. Koko totuus paljastuu vasta, kun mukaan lasketaan myös muut, välilliset kustannukset.
Piilokulut, jotka nostavat hintaa merkittävästi
Pakollisten sivukulujen päälle tulee joukko muita kuluja, jotka eivät näy palkanlaskennan riveillä joka kuukausi, mutta jotka on ehdottomasti budjetoitava osaksi työntekijän vuosikustannusta.
Loma-ajan palkka ja lomaraha
Suomessa työntekijä ansaitsee palkallista lomaa. Kun työntekijä on kuukauden lomalla, hänelle maksetaan palkkaa, mutta hän ei tuota työtä yritykselle. Tämä tarkoittaa, että 12 kuukauden palkalla saadaan käytännössä 11 kuukauden työpanos.
Lisäksi useimmat työehtosopimukset velvoittavat maksamaan lomarahan, joka on tyypillisesti 50 % loma-ajan palkasta.
- Vuosipalkka: 12 x 3 000 € = 36 000 €
- Lomaraha: 0,5 x 3 000 € = 1 500 €
- Palkkakulut sivukuluineen vuodessa: 12 x 3 614,40 € = 43 372,80 €
- Kokonaiskustannus lomarahan kanssa: 43 372,80 € + 1 500 € = 44 872,80 €
Kun tämä summa jaetaan 11 tehdylle työtunnille, todellinen kuukausikustannus nousee jo noin 4080 euroon. Kerroin on tässä vaiheessa jo noin 1,25.
Pakollinen työterveyshuolto
Laki velvoittaa järjestämään kaikille työntekijöille ennaltaehkäisevän työterveyshuollon. Kustannus riippuu palvelun laajuudesta. Lakisääteinen minimi voi maksaa noin 150–300 euroa vuodessa työntekijää kohti. Laajempi, myös sairaanhoitoa kattava sopimus maksaa helposti 500–1000 euroa vuodessa.
Työvälineet, ohjelmistot ja toimitilat
Työntekijä tarvitsee työvälineet. Toimistotyöntekijän perustarpeet, kuten tietokone, näyttö, puhelin ja ohjelmistolisenssit, voivat maksaa alkuun 1500–3000 euroa. Tähän päälle tulevat kuukausittaiset lisenssi- ja puhelinmaksut sekä osuus toimitilakuluista.
Muut välilliset kustannukset
- Sairauspoissaolot: Työnantaja maksaa palkan sairausloman alusta (yleensä 1+9 päivää) ennen kuin Kela alkaa maksaa sairauspäivärahaa.
- Koulutus ja perehdytys: Uuden työntekijän perehdyttäminen sitoo sekä uuden että vanhan työntekijän aikaa ja resursseja.
- Luontoisedut: Lounas-, liikunta- tai puhelinetu eivät ole ilmaisia, vaan ne lisäävät kokonaiskustannusta.
- Rekrytointikulut: Onnistunut rekrytointi voi maksaa tuhansia euroja ilmoituskuluina tai rekrytointikonsultin palkkioina.
Kun kaikki nämä erät lasketaan yhteen, on helppo ymmärtää, miksi nyrkkisääntö 1,5-kertaisesta kustannuksesta on usein lähempänä totuutta kuin pelkkien lakisääteisten sivukulujen summa.
Miten hallita kasvavia henkilöstökuluja?
Vaikka kustannukset voivat tuntua suurilta, niitä voi ja pitää hallita fiksusti. Kyse ei ole säästämisestä väärässä paikassa, vaan resurssien tehokkaasta kohdentamisesta.
1. Panosta rekrytointiin. Virherekrytointi on kallein yksittäinen virhe, jonka yritys voi tehdä. Hätiköity valinta johtaa tehottomuuteen, huonoon työilmapiiriin ja lopulta uuteen, kalliiseen rekrytointikierrokseen. Käytä aikaa oikean osaajan löytämiseen.
2. Ulkoista palkanlaskenta. Palkanlaskenta on monimutkainen prosessi, jossa virheet voivat tulla kalliiksi. Erilaiset prosentit, TES-tulkinnat ja lakimuutokset vaativat jatkuvaa hereillä oloa. Ulkoistamalla palkanlaskennan ammattitaitoiselle kumppanille varmistat, että kaikki maksut tulevat hoidetuksi oikein ja ajallaan. Tämä vapauttaa yrittäjän aikaa liiketoiminnan johtamiseen ja vähentää riskejä. Esimerkiksi tilitoimisto Porissa ja muualla Suomessa voi hoitaa tämän rutiinin tehokkaasti.
3. Sijoita työhyvinvointiin. Hyvinvoiva työntekijä on tuottava ja sitoutunut. Panostus ergonomiaan, ennaltaehkäisevään työterveyshuoltoon ja hyvään johtamiseen maksaa itsensä takaisin vähentyneinä sairauspoissaoloina ja parempana työtehona.
Bruttopalkka on vain lähtökohta neuvotteluille ja budjetoinnille. Todellisten kustannusten ymmärtäminen auttaa hinoittelemaan yrityksen palvelut oikein ja varmistamaan kannattavan kasvun. Huolellinen suunnittelu ja ennakointi ovat avainasemassa, kun yritys ottaa tärkeän askeleen ja palkkaa ensimmäisen tai seuraavan työntekijänsä.
Usein kysytyt kysymykset
Vaikuttaako työntekijän ikä sivukuluihin?
Kyllä, mutta pääasiassa työntekijän omaan nettopalkkaan. Työnantajan maksama TyEL-maksuosuus on vakio ikäryhmästä riippumatta. Sen sijaan työntekijän bruttopalkasta perittävä eläkemaksuosuus on suurempi 53–62-vuotiailla, mikä pienentää heidän käteen jäävää palkkaansa mutta ei korota työnantajan kustannusta.
Pitääkö yrittäjän maksaa sivukuluja omasta palkastaan?
Jos osakeyhtiön omistaja nostaa yrityksestä palkkaa, yhtiö maksaa siitä täysin samat palkan sivukulut kuin kenen tahansa muunkin työntekijän palkasta. Toiminimiyrittäjä ei nosta palkkaa, vaan hänen sosiaaliturvansa perustuu YEL-vakuutukseen (yrittäjän eläkevakuutus), joka korvaa TyEL- ja työttömyysvakuutusmaksut.
Mikä on palkan sivukulujen kerroin vuonna 2026?
Yhtä ainoaa oikeaa kerrointa ei ole olemassa. Se vaihtelee tyypillisesti 1,25–1,5 välillä tai jopa korkeammaksi, kun kaikki suorat ja välilliset kustannukset huomioidaan. Pelkät lakisääteiset vakuutusmaksut muodostavat noin 1,20 kertoimen, mutta lomaraha, työterveyshuolto ja muut kulut nostavat sen nopeasti korkeammaksi. Tarkka luku riippuu aina toimialasta, työehtosopimuksesta ja yrityksen tarjoamista eduista.